Os eventos marcam momentos importantes nas rotinas das organizações, desde um novo lançamento a uma ressignificação de marca ou, simplesmente, um espaço de conexão com os colaboradores.
Seja qual for o objetivo, eventos corporativos levam consigo o nome de uma marca e, fazer com isso aconteça de uma forma objetiva e atraente, pode trazer benefícios incontáveis para a empresa.
Colaboradores fidelizados, investidores, novos clientes ou, no mínimo, uma menção positiva ao nome da organização, são ganhos importantes, concorda? Então acompanhe este guia para criar eventos corporativos de sucesso a partir de hoje.
O primeiro passo é clarear as ideias
Qual é objetivo do evento? Qual assunto será norteador? Em qual formato vai acontecer (palestras, dinâmicas, exposição)? Qual será o diferencial? O que, neste evento, vai agregar valor à marca? Quem será convidado? O que esse público espera e como surpreendê-lo?
Todas essas questões devem ser respondidas por todos envolvidos na organização do evento para que, juntos, cheguem a uma meta clara que justifique todo o esforço. Afinal, no mundo profissional, todos estão sempre ocupados e desempenhando funções importantes e não serão atraídos por algo que soe perda de tempo.
Então, com essas perguntinhas, você e sua equipe será capaz de chegar a um tema importante, estabelecer metas e entender o público alvo com maior profundidade. Não economize tempo para fazer essas definições, afinal, apesar de ser apenas o primeiro passo, essas definições vão guiar todos os passos seguintes.
Projeção: considere o que seria o ideal…
Saindo do campo das ideias, agora é o momento de chamar aquele estagiário que entende de Excel para colocar tudo no papel. Defina o quanto a organização está disposta a investir em relação a tempo e dinheiro. Dentro desse cenário, comece a traçar estratégias conforme o formato combinado.
Será um dia de palestras? Então inclua nessa tabela os fornecedores de espaço, microfone e som, iluminação, coffe break, cadeiras, papéis e canetas, postites, fotografia, palestrantes e o que mais couber na imaginação.
Lembre-se que o evento precisa ser comunicado, então procure uma identidade visual, os canais de divulgação, defina opções de horários, verifique as melhores datas e crie um projeto de logística que vamos chamar de ideal.
Aqui é importantíssimo definir prazos para cumprir o planejamento! Afinal, você também vai precisar de uma projeção de riscos e nada pior para um acontecimento importante do que uma brecha para dar errado. Então, cumpra o combinado e se programe para o que pode acontecer.
Planejamento raiz: agora trabalhe com o que foi possível fazer.
Nem tudo sairá conforme o planejado e isso precisa ser levado em consideração na hora de realizar eventos. Então, se acabou o prazo de correr atrás dos fornecedores e palestrantes, por exemplo, é hora de trabalhar com o que tem.
Nessa etapa, organize todas as informações que conseguiu e comece a fechar acordos. Defina a lista de participantes, encomende a água, alimentação e equipamentos, e garanta de uma vez o espaço na melhor data.
Quando tudo estiver fechado, é hora dos detalhes finos! Convite, recepção, brindes… As possibilidades são muitas. Mas não se esqueça de deixar tudo registrado! Isso será útil para prestar contas, caso seja exigido, e vai facilitar muito a organização dos próximos eventos.
Deixe o lugar inspirador!
Sabe quando você é bem recebido na casa de alguém e se sente à vontade? Deixe o espaço onde será realizado o evento assim, acolhedor e, principalmente, inspirador!
Afinal, é preciso manter o clima lá no alto para que seja um evento de sucesso, daqueles que todos guardam boas lembranças e nessas horas o espaço é essencial.
Garanta que seja um auditório iluminado, ventilado, com todos os equipamentos que você precisa, assentos confortáveis e com uma decoração que passe profissionalismo. As pessoas precisam confiar no que estão escutando para que os conhecimentos sejam absorvidos.
Cuide também para que a logística fique bem entendida, seja com recepcionistas e uma equipe organizadora para orientar os participantes ou com placas, que seja. Mas, se for aderir à segunda opção, abuse da criatividade para transformar os comunicados em algo atraente, que não passe despercebido.
Pense nos espaços de descanso e descontração para as pessoas poderem circular nos momentos de fadiga e para alimentação. Verifique se os banheiros estão limpos, se o ambiente está cheiroso, bem cuidado e se você também se sente bem ali.
Uma dica: nós temos esse lugar ideal no B.Club. Nosso último andar conta com um auditório bem equipado, com ar condicionado e lounge para recepção, com capacidade para 30 pessoas.
Além desse espaço, no mesmo piso, está um rooftop ao ar livre, com vista para os prédios luxuosos do Lourdes e, se ainda quiser incrementar, o lounge compartilhado do B.Club tem sinuca, dardo, televisão, bar e uma decoração incrível para inspirar!
Não esqueça de registrar tudo.
Recolha depoimentos, tire bastante foto, peça feedbacks e mantenha a divulgação dos resultados mesmo depois que passar. Além de reforçar a imagem da marca, essa divulgação pós-evento, cria um clima para uma versão 2.0.
Lembre-se de usar a tecnologia a seu favor! Marque as pessoas nas redes sociais, faça brincadeiras com as ferramentas digitais e grave muitos contatos. Quem sabe não surge algumas parcerias interessantes.
O que acha?
Gostou dessas ideias? Conte com o B.Club para te ajudar a pensar um evento corporativo inesquecível! O espaço nós temos, ideias também não faltam. Estamos juntos nessa jornada de sucesso.
