A única coisa pior do que não render no trabalho é participar de reuniões maçantes, concorda? Dedicar um tempo a passar horas conversando com os colegas e nada se resolver pode causar um clima ruim e atrapalhar o rendimento naquele dia.
E quando você é o líder? Geralmente, nas reuniões, precisa tomar uma decisão importante ou passar uma mensagem, mas ver os colaboradores abrindo a boca ou distraídos pode ser desmotivante.
A notícia boa é que o problema é fácil de ser resolvido. Como queremos pessoas felizes, produtivas e resolutivas no nosso coworking, vamos te ajudar nessa.
São três passos simples que farão uma grande diferença na hora de realizar sua próxima reunião. Preparado? Então vamos lá.
Planeje a Pauta
Não basta saber o assunto, escreva todos os tópicos a serem abordados em um documento e compartilhe com os participantes antes da reunião. Uma vez que todos estiverem cientes dos assuntos abordados, as conversas paralelas ou outras discussões ficam para outro momento.
Assim você transforma uma reunião sem foco, em objetiva. Além disso, deixar todos cientes da pauta faz com que novas ideias e pensamentos sobre os assuntos abordados sejam amadurecidos antes do encontro.
No fim, todos chegarão com uma ideia bem resolvida para compartilhar e podem surgir melhorias que, caso a pauta não fosse planejada, passariam despercebidas pelo time.
Defina o Tempo
Essa é a fórmula secreta para a reunião render: um cronômetro. Nós sabemos que cortar os colegas de trabalho ou impedir alguém de falar não parece uma boa solução. Mas é importante deixar claro o tempo que a reunião deve durar, o porquê e, uma vez que o limite for estourado, encerrar o encontro de fato.
Uma forma de fazer com que isso seja menos grosseiro é anotar os questionamentos em aberto para uma próxima pauta. Ou, caso seja urgente, liberar as pessoas que não estão relacionadas com o assunto no horário combinado, para que os interessados possam ficar para desenvolver a ideia.
Dessa forma todos os colaboradores presentes na reunião podem programar o restante dos seus dias sem preocupações. Demarcar tempo facilita a organização de todos e torna a reunião ágil.
Escolha um Lugar Adequado
Pauta em mãos, horário marcado, escolha um lugar interessante. Já que você programou o assunto com antecedência, verifique o que vai precisar em relação a aparelhos, papéis, canetas, água e até comidas, dependendo da duração.
É importante que todos se sintam confortáveis e que nenhuma necessidade externa surja durante a conversa, para evitar distrações.
Mas, além do básico, escolha um lugar bem iluminado, ventilado, com cadeiras confortáveis, onde os participantes possam se olhar e se ouvir com clareza.
As salas de reuniões do B.Club, por exemplo, foram pensadas para reuniões de sucesso, onde as mesas permitem rabiscos, melhorando a interação do grupo, todos os equipamentos ficam a postos e as vistas…
Ah! As vistas… As janelas de 90º das salas de reuniões fazem toda a diferença! Seja por ajudar a iluminação ou pelo ânimo que gera no pessoal ao se deparar com o movimento de um dos bairros mais nobres de BH.
Gostou dessas dicas? Fica de olho nas nossas redes sociais para ver tudo que preparamos para os nossos clientes e a partir de agora, nada de reunião baixo astral, combinado?
